Điều quan trọng là phải đi qua một cách chuyên nghiệp khi giao tiếp với người mua, đặc biệt vì đây có thể là trải nghiệm đầu tiên của họ khi giao dịch với doanh nghiệp của bạn. Hơn nữa, nếu thông tin liên lạc của bạn là chuyên nghiệp, người mua sẽ cho rằng bạn xử lý tất cả các khía cạnh công việc của bạn với cùng một mức độ chuyên nghiệp.

Cách viết email doanh nghiệp

Thiết lập email

Địa chỉ email chuyên nghiệp

Người nhận có liên quan

Đảm bảo email của bạn chỉ được gửi đến người nhận có liên quan bằng cách thêm hoặc xóa người khỏi chuỗi email khi cần thiết. Gửi email cho những người không cần họ sẽ lãng phí thời gian của họ và bỏ lỡ những người nên được đưa vào sẽ không giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.

Nội dung email

Dòng tiêu đề

Dòng chủ đề cần hiển thị giá trị của email vì mọi người quyết định phần lớn việc có mở email hay không dựa trên chủ đề. Nó cũng phải đi thẳng vào vấn đề, vì các dòng chủ đề dài hơn sẽ bị cắt trong hộp thư đến của mọi người. Hơn nữa, một khi bạn đã thiết lập một cuộc trò chuyện email, điều quan trọng là bạn phải cập nhật dòng tiêu đề khi cuộc trò chuyện phát triển, để nó luôn liên quan đến nội dung email.

Định dạng

Sử dụng định dạng chuẩn: màu văn bản phải là màu đen và kích thước có thể đọc được và kiểu phông chữ tiêu chuẩn, như Times New Roman hoặc Arial, nên được sử dụng. Donith sử dụng tất cả các chữ viết hoa, trong dòng chủ đề hoặc phần chính của email.

Giai điệu chuyên nghiệp

Một giọng điệu chuyên nghiệp đạt được bằng cách chú ý đến ngôn ngữ và dấu câu được sử dụng trong email. Về ngôn ngữ, hãy chắc chắn rằng nó rõ ràng và tôn trọng, và bạn giải quyết và đăng xuất email chính thức. Bạn cũng nên chú ý đến loại từ bạn sử dụng. Tránh những từ tiêu cực, chẳng hạn như thất bại và sai, và thay vào đó tập trung vào ngôn ngữ lịch sự, chẳng hạn như xin vui lòng và cảm ơn bạn. Về mặt dấu câu, nên sử dụng dấu chấm than một cách tiết kiệm, nếu có.

Mẹo: kiểm tra âm của bạn bằng cách đọc to tin nhắn của bạn trước khi gửi.

Chữ ký email

Luôn bao gồm chữ ký email với tên, chức danh công việc, công ty và liên kết đến trang web của công ty bạn.

Kiểm tra hai lần

Trước khi gửi email, hãy chắc chắn rằng bạn đã đọc lại lỗi và kiểm tra xem có tệp đính kèm nào đã được tải lên không. Cuối cùng, kiểm tra kỹ người nhận và đảm bảo mọi cá nhân Cc hoặc Bcc đã được chỉ định chính xác.

Điều quan trọng cần lưu ý

Đáp ứng kịp thời

Đảm bảo tất cả các email được phản hồi kịp thời, thường là trong vòng 24 giờ. Nếu bạn không thể gửi trả lời đầy đủ trong khung thời gian này, thì hãy xác nhận đã nhận được email của họ và thông báo cho họ khi bạn muốn có thể trả lời thích hợp cho họ.

Văn hóa khác nhau

Khi gửi email cho những người có quốc tịch khác nhau, điều quan trọng là phải ghi nhớ những khác biệt văn hóa nhất định. Những người từ các nền văn hóa bối cảnh cao, như Nhật Bản và Trung Quốc, có cách tiếp cận cá nhân hơn đối với kinh doanh và điều này có thể được phản ánh trong phong cách giao tiếp của họ. Mặt khác, các cá nhân từ các nền văn hóa bối cảnh thấp, như Đức và Mỹ, có cách tiếp cận trực tiếp hơn nhiều.

Tóm lược

Điều quan trọng là phải đi qua một cách chuyên nghiệp khi giao tiếp với người mua. Để làm điều này, bạn nên chú ý đến thiết lập và nội dung email của bạn. Liên quan đến thiết lập email, lưu ý địa chỉ email của bạn và người nhận email của bạn. Liên quan đến nội dung email, hãy chú ý đến dòng chủ đề, định dạng và tông màu của nội dung của bạn và đảm bảo đăng xuất bằng chữ ký email, trước khi kiểm tra kỹ mọi thứ là chính xác trước khi gửi. Cuối cùng, điều quan trọng là bạn phải trả lời email kịp thời và bạn xem xét sự khác biệt về văn hóa giữa các quốc tịch khác nhau, để bạn có thể điều chỉnh phong cách và nội dung của email.